做好一个学术报告

对于学术人而言,展示自己的数据可能是最重要的技能之一。只有会展示自己数据,才能与导师和同行进行良好的交流,才能得到良好的反馈,才能有文章的撰写和发表,才有学术生涯的开启。做好一个学术报告,其实不容易也无固定套路可言。但是有一些一般性的规律。今晚组会听了三个学生报告,真是五味杂陈。这些年我一直在给学生灌输各种技能,但效果几乎没有。对于这种现象我思考过,观察过,认为有几个可能:(1)学生们普遍没有做笔记的习惯,听了也忘了,等于浪费时间了;(2)我可能灌输太多了,早已把我的话当成杂谈了,耳朵甚至是思维层面形成了习惯性过滤;(3)确实没有想过要做好,组会报告主要以完成任务为目标。回家的路上还是想把这些学术规律写成一个系列的博客,改变不了学生,就改变自己吧,至少把自己思考留存下来。

本篇主要针对组会或各种学术会议的学术报告,对于项目答辩报告可能并不适用。学术报告其实就是学术营销,推销的是演讲者自己的学术成果和学术思想。既然是营销,就意味着必须讲究策略。

学术报告的一般结构

学术报告的主体一般包含三个部分:

背景(占比应该低于报告长度的20%,最好控制在10%左右):告诉听众你关注的(大)领域是什么,有什么意义;你关注的是领域的哪一个具体问题,为什么要关注?前人在你关注的问题里做了什么?还有什么不清楚(即你要回答的问题是什么?)

你的结果(占内容长度的70%以上):(针对你的所要回答的问题)做了什么实验?获得了什么结果?结果回答了什么问题?等等

结论(或take home message):总结你的发现;基于你的数据提出模型或理论;未来还需要做什么样的实验。

各个部分的组织原则

背景部分应该包含以下内容

标题页:包含题目(高度概括,与论文题目不同,一般不建议使用结论作为标题)、报告者名字、所在单位(分场合,比如组会是没有必要的)和日期。

目录页(强烈推荐):一页片子把报告的结构列出来,对于自己和听众快速理解报告非常有帮助。

引言:几张片子,依次阐述:(1)你所关注的重大科学问题,(2)你关注的是重大科学问题的哪一个方面,为什么它重要?(3)前人在你关注问题方面做了哪些工作,有哪些认识,还有什么(即你关注的问题)没有解决,(4)如果有必要,可以在最后用一张片子把你报告所要回答的问题单列出来(多数时候推荐)。

引言部分虽然对于报告很重要,但是一个非常普遍的问题是多数演讲者的引言部分过长。当听众听了冗长的背景陈述后注意力会下降(人的专注力是有限的资源),会失去对你内容的兴趣。其次,太多背景内容,就会相对减少你自己的内容长度,容易给人以内容过少的感觉。最后,没人愿意听你说教,那些背景内容都是已经发表的,多数小同行可能比你掌握的更好。

结果部分

结果部分最重要的是逻辑,一个没有逻辑的报告是乏味而失败的。而让报告有逻辑性一个常用的办法是以提出问题为指引,从如何设计实验、实验数据是如何支持或不支持你的论点和假设、依据实验数据提出的新的论点和你的验证结果、你的结论的思路来组织。也可以借用电影等艺术作品的倒叙来层层解读你是怎么得到结果的。

对于具体数据部分,要善用简短标题来展示自己数据。最好是每一张片子都有一个具体的statement(中文怎么合适?),然后针对你的statement展示数据结果,每一张片子还应该包含一句话简短的总结图表数据的结论性语句。

一般情况下正式的学术报告,尽量展示高质量的数据结果,即只把自己有把握的结果展示出来。除非你多次重复之后都只能得到重复性不好结果,这时候数据重复难本身可能已经是一个结论了。但是对于组会报告,劣质数据也建议展示出来,一方面让导师或成员不觉得你没干事,二来可能也是寻求帮助的良好机会。

结论部分

这一部分主要是总结你的数据结果,以及对于问题回答情况。要重视数据的凝练和提升,可以制作成简单的模式图,效果会更好。 其次就是致谢,应该要尽可能把对工作有帮助的所有人名列出。感恩应该铭记,不要吝啬。但切不要花太多时间讲太多细节。

演讲片子制作建议和原则

1 在准备报告之前一定要了解你的听众是什么人,多从听众角度思考什么内容的报告会感兴趣。脱离了特定听众兴趣的报告一定是失败。

2 演讲片子(比如常用的PPT)应该花大量时间制作。一个好的演讲,一定是精心准备的结果(记住你是在营销你自己的成果),用心斟酌每一张片子所展示的要点和内容(按照学术标准雕琢图表展示的准确性、正确性和科学性也同样重要)、前后片子之间的衔接、整体的逻辑性和完整性等等。

3 每一张片子只展与你statement相关的数据,每一张片子的信息不能过多,这样就不会稀释掉听众的注意力。

4 尽量不要直接使用文章里图表,而是根据目的重新制作,文章图表的原则是尽可能完整和可重复,文章读者在阅读时也不受时间限制。而相反,报告中你要展示的是与你statement相关的关键核心信息,听众的时间很有限。所以图表数据尽量简单,字体等元素尽量清晰,非核心数据一律拿掉(除非个别时候展示数据完整性就是你的目的)。图表制作一定要规范,坐标的标题、单位、线条等清晰而符合科学规范。

5 字体颜色(不超过三种颜色,尤其注意与背景色彩要有很清晰的对比度,但颜色不刺眼)、字数(一张片子应该控制字数在50个汉字或35个英文单词以内)和大小(除标注引用的文字外,不低于24pt)要美观和协调。不要出现文字、语法等错误。

6 不同片子之间风格尽量保持一致,让报告的整体性良好。

7 先做出来!修改远比制作容易,所以我一般建议先做一个初稿,然后再去修改,很多时候过于强调某一张片子的完美,浪费大量时间,会让后续片子制作过于仓促从而导致报告质量不高。

8 关于动画,这个问题的答案在学术界与商业等其他领域截然不同。在项目和人才答辩中建议不使用。一般学术报告和组会报告可以使用简单的动画来增强故事性,但切记不要花哨。

9 引用他人数据时务必注明数据来源。

10 给你的片子标号,这样容易让听众定位自己的问题,让交流变得容易。

演讲与交流

一个好的报告,不仅要做好,还要演讲者注意讲的节奏。

1 守时,这是最重要的准则之一。一定不能超时,但也不宜过短。

2 语速不能过快,以清晰传递内容为佳。同样不能太慢,让听众等得着急。

3 注视听众,而不是你的片子。眼神交流至关重要。

4 使用好激光笔,尤其不要乱晃。

5 充满自信,当你自己都自己结果都没信心的时候,听众不太可能对你的报告感兴趣。

6 幽默风趣的语言能调节氛围,但一定要注意不能过量使用。学术报告有自身的严肃性,不是相声或娱乐节目。

7 对于别人的问题要礼貌而诚实地回答。自己不清楚或没有做的实验,不要去乱说或乱猜,而应该客气地感谢提问者,并告诉他,你接下来会思考或重新设置实验来寻求问题的答案。对于非你研究相关的问题,你可以推荐他/她去问你了解专家。只有在极少数情况,可以在告诉提问者你不知道确切答案的前提下,你愿意聊一下你的见解(不宜过多,一次报告会一个这样的问题就好了)。

8 保持耐心,不要打断提问者的问题,更不要抢答。

9 不要与提问者争执,礼貌地示弱是一种风范。